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如何开好一场会议?
今天刚组织开完一场大型会议,开会前几个小时还被领导批评发言稿写得不好,却在会后受到了领导的一致表扬,说说我对于开会的一些经验吧。
很多人以为开会就是把一群人集中在一起讨论一件事,但其实大家可能都忽略了开会的意义是为了解决问题的。
那么对于会议组织者来说,要想开好一场会议就不是简简单单的发个会议通知把人召集起来,而是应该像电影总导演一样把控整个会议的前期策划、过程实施以及会后复盘改进等,正如我们的戴明循环(PDCA)一样,包含策划-实施-检查-改进四个环节。
PDCA循环又叫戴明环,是美国质量管理专家戴明博士提出的,它是全面质量管理所应遵循的科学程序。是任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序。
PDCA是英语单词Plan(策划)、Do(实施)、Check(检查)和Act(处置)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行的。
一、策划阶段
1.策划阶段的第一步我们需要思考以下三个问题:
开会的目的是什么?
会议的预期目标是什么?
会议前准备工作要做好:
1.会议的主题是什么。
2.会议view问题点。
4.提前预订号会议室。
5.预计会议时间。
6.会议记录谁来做。
7.会议问题点必须要给出 DRI/Due day.
8.问题点追踪,事项的追踪结果,谁来跟催进度。
要开好一场会,必须做好以下三点:一是要弄清会议主题和内容,开会目的,参加人员,哪些领导参加,谁主持?谁主讲?谁介绍情况和一般发言,会议时间和材料等,做到心中有数,心怀整体全局。二是做好会议相关筹备工作,如会议通知,会场布置,材料准备,***台设置等,会议发言人要做重点提前演练。三是会议现场引导,要明确专人负责会场每个具体环节,如登记签到,材料分发,会场***台引导服务,台下引导服务等。这些都做好了,才能确保会议开的成功,准备工作才算圆满。
根据我的秘书经历,做好会议主持工作,大概有这么几个流程和需要注意的地方。
首先,你需要充分了解熟悉整个会议的议程安排,不仅仅是拿到会议主持稿和议程就行,最好要和会务组及秘书人员,核对确认一下每项议程,做到心中有数。同时,还要把握好其中的几个重点环节。比如,会议安排有有颁奖环节,你就得提前和会务人员沟通好,每个奖项的颁发顺序,和获奖人员的上台顺序,合影留念,一定得做好衔接,不能出现冷场的情况。总之,会前一定要和会务人员保持紧密沟通联系。例如,我经历的一次,就是颁奖,由于领奖人员没能及时全部到场,会务人员就临时调整了颁发顺序,也没有来得及通知主持人。尽管不是主持人的错,但是也应该提醒他们切记随时保持联系
第二,会议开始前,通常要宣布一下会场纪律,提醒大家会议期间的注意事项,比如,提醒大家不要交头接耳,大声喧哗;要把手机关闭,或调至静音状态等等,确保能保持一个良好的会场纪律和秩序。
第三,会议进行环节,要特别注意议程把控能力,一般的安排部署工作类型的会议,基本都能按照流程就行。但是。座谈会,学习会之类的,通常要安排各部门,各下属单位发言。这里,就特别需要控制好发言时长,提前规定每个人的发言时长。但是,有的参会者表达自我的欲望非常强烈,说的说的就超时了,甚至根本观察不到其他听众的情绪,也不顾及主持人的提醒,这时候就要考验主持人的把控能力了,既给予适当及时的提醒,不失情面,又要严肃严厉一点,必须让发言人恰到好处的停下来。
最后,会议总结环节。要对会议召开情况作一个小结,总结概括会议及领导的重要精神,提出贯彻落实措施。如果是参会领导作总结发言,你正常主持就行。如果是让主持人作总结发言,你总结概括会议精神时还需要把总结发言领导的领导概括进去,同时,不需要再提出什么贯彻落实措施了,只要概括大家的讲话精神就行,最后,提几句鼓励性,号召的话就行。
而且,这个环节,如果主持稿里没有准备,就得你自己总结了,所以你就要认真做好领导发言记录,还要在短时间内作出简要的总结来,这就需要考验你的文字功底和总结概括能力了。
这里还有一个特别需要注意的就是,比如会议结束后,要提醒大家去哪就餐,下午或明天的议程怎么安排,提醒大家按时到场。如果会议结束,早提醒大家注意安全,返程顺利等等。
以上是我的一点点经验,希望能帮到你。
结合自身工作经验,要开好会议。从以下几点入手。
会的重要性。会议承担安排部署工作,检查工作任务完成情况,传达沟通相关事项,团队组织动员等很多职能,很多组织天天都在开会,但却不知道怎么开会,正确的开会方法。
会前:制定会议管理制度:5定(定时、定人、定责、定量、定点),参会人员及会议流程;统一汇报模板。
会中:6步流程法:
①定向;定向主要是态度定向、流程定向、规则定向。会议分为工作会、动员会、培训会。
工作会主要是总结过去,汇报工作切忌开成表功会,检查落实,安排工作,责任到人;
动员会主要传达贯彻组织重要决议,围绕目标,全体动员,增强信心,鼓舞士气,切忌开成诉苦会、抱怨会。
培训会主要是围绕提升素质能力和组织战略、价值观落地的专题会议,提高员工素质,培育组织文化。
②检查(上次会议执行情况,用二分法即:做了;没做/没做好)
③汇报(先生产经营一线单位、后职能管理部门二线单位) ④小质询。与会单位提出异议,汇报单位进行回答。
深圳某保健品品牌的老总在演讲健康长寿之道时猝死,你有什么评价?
这个***我也转发了,做保健品品牌的是商业行为,出发点本意是好的,并不代表保健产品参与生产者和领导者,就是健康的代言[_a***_]就是关注健康的。
这个老总或许有健康意识,或比一般人更关注健康的,但也不能说明他就是身体健康之人,这与医生职业近似,“明知山有虎,偏向虎山行”。职业大于关注,其工作重点在于产品开发、销售和宣传。
近几年来,虽然,全民健康意识日益增长,但关注外界和他人的,有时倒会超过关注自己。特别是哪些个与健康有关的行业者,日常工作重心都是以“他(它)”为主,反而,挤占了关心自己的时间。
民间不是有些套话,“干啥缺啥”,最典型的一个例子,记得早些年,同事师傅说:她家灯绳坏了,灯绳绑在凳子上,不让它回弹,不然,家里晚上就黑灯瞎火了。而他的老公就是单位水电科科长。
我说的这个不是笑话的笑话,与这个所问的题目性质相同,在职年轻医生接连猝死的报道,是越来越频发了,也时常提醒,你、我、他关注生命,敬畏生命!健康、生命与我们生活息息相关关,同时,告诫与我们的工作更紧密相连!
前几年,我们镇的集市上,一个戴着大礼帽穿着十分考究的男子在滔滔不绝的推销生发露,他的这款产品,不但让有发者护发、保发,而且还能使脱发者生发,于是一些"聪明绝顶"之人纷纷掏腰包购买,不料一股大风把推销者的大礼帽吹落在地,大伙一看他的头比“聪明绝顶"的人更"聪明"一一纯粹一个大面积的脱发者,于是他不但没有推销一瓶产品,欲购买者差点握拳揍他。
这骗子露出了真面目,这和卖保健品之人死亡如出一辙。
现在市场经济空前的活跃,科技新产品层出不穷,但繁华的背后不免也会出现鱼目混杂的现象,他们为了个人的利益,想方设法欺骗坑害消费者,消费者花费了自已的血汗钱而得到的却是不愉快甚至危及生命,而有些骗子反而披着科学的外衣,在各个媒体大肆鼓吹,并且邀请一些所谓的专家讲解养生保健知识,让不知内情的百姓一再上钩受骗。
前几年张悟本的养生学,让吃生茄子、喝绿豆汤搞得电视观众纷份效仿,以至于造成市场上出现"逗你玩"一一绿豆奇缺。三株口服液治百病的宣传让医院差点倒闭。
综上所说,希望百姓擦亮眼睛,不要听信一些人的吹捧,世界没有救世主,也没有神奇的药品,什么病的治疗都得有个过程,没有一蹴而就的。什么是保健品?长寿之道也并不是吃所谓的保健品而取得,我们吃的五谷杂粮才是非常好的保健品。
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